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Tips zum Spielen von REISEBÜROPOLIS

Am Anfang in der 1. Periode mag es Ihnen viel erscheinen - zu viel vielleicht!
Die Flut an Informationen aus den diversen Berichten sowie die Unmenge an Zahlen haben bisher bei jedem Seminarteilnehmer zu Beginn ein Gefühl des "Überfordertseins" oder des "das Kapiere ich nie" hervorgerufen.

Sie können beruhigt sein, das geht fast jedem Planspielteilnehmer so - in der ersten Runde.

Die Reaktion ist nachvollziehbar, werden Sie doch im wahrsten Sinne des Wortes ins kalte Wasser geschmissen und müssen von jetzt auf gleich ein Unternehmen führen. Woher also sollen Sie wissen was wichtig ist und was weniger wichtig ist? Auf welche Daten müssen Sie sich besonders konzentrieren, und welche Informationen haben zu Beginn noch nicht die große Bedeutung?
Doch Sie werden schnell erkennen, daß das Spielen eines Planspiels bereits ab der 2. Runde deutlich einfacher und leichter geworden ist und in der 3. Runde werden Sie keine Probleme mehr mit den umfangreichen Informationen haben.

Wie beim Autofahren

Es ist ähnlich wie mit dem Autofahren: Würde man Sie ohne jegliche Vorkenntnisse in ein Auto setzen und sagen "Los jetzt fahr mal", wüßten Sie auch nicht was sie zuerst tun sollten, sie wüßten nicht auf was Sie achten müßten und auch die Koordination Ihrer Abläufe und Entscheidungen würde erheblich beeinträchtigt sein. Außerdem hätten Sie noch keine Erfahrung darin auf welche Details Sie in jedem Fall achten müßten und auf welche nur von Zeit zu Zeit.
Doch schnell werden Sie lernen auf was Sie ständig achten müssen und welche Instrumente, Kennzahlen und Details nur von Zeit zu Zeit zu überprüfen sind. Sie haben gelernt Ihre Bewegungs- und Steuerungsabläufe zu koordinieren und vorausschauend zu fahren. Autofahren ist folglich ein antizipativ-koordinierter Prozeß - und das sind Planspiele auch!

Wir wollen Ihnen hier also ein paar Tips zur Handgeben, die Sie dabei unterstützen, eine erste Struktur in den Spielablauf zu bringen, so daß sie koordiniert vorgehen können. Später werden Sie - ganz automatisch und selbstverständlich - Ihre eigene Vorgehensweise entwickeln, um Ihr virtuelles Unternehmen vorausschauend zu führen.

Der Spielablauf

Bei BERYLLA entspricht ein Quartal einer Spielperiode. Die Quartale sind unterteilt in Winter (Dezember-Februar), Frühjahr (März-Mai), Sommer (Juni-August) und Herbst (September-November).

Um sich vor allem zu Beginn des Spiels, also in der 1. Periode zurechtzufinden sollten sie wie folgt vorgehen:

Analysephase

Ergebnisse der letzten Periode (Ausgangssituation) Verschaffen Sie sich erst einmal einen Überblick welche Formulare Sie erhalten haben. Das sind in der Regel:

- mehrere Ergebnisberichte
- drei Entscheidungsformulare
- Szenariodaten (Lieferantenbedingungen, Finanzdaten, Wirtschafts- und Politikberichte,
- sowie gegebenenfalls Leistungsbeschreibungen.

Beschäftigen Sie sich erstmal nur mit den Ergebnisberichten. Dabei sind die folgenden Berichte die wichtigsten.

Tip: Sie haben viele Berichte und Formulare erhalten, sortieren Sie diese von Anfang an periodenweise und halten Sie Ordnung, dann finden Sie sich gerade zu Beginn schneller zurecht.

Verkaufsbericht

Sehen Sie im Verkaufsbericht nach wie viele Leistungen angeboten, wie viele verkauft (Absatz) und wie viele nachgefragt wurden (Nachfrage). Beachten Sie dabei die Verteilung in den einzelnen Zielgruppen. Werfen Sie einen Blick darauf welche Extras (Zusatzleistungen) den jeweiligen Leistungen zugeordnet waren und zu welchen Preisen die Leistungen angeboten wurden. Sie können dem Bericht auch entnehmen wie sich die brutto Gesamtumsätze entwickelt haben bei den einzelnen Leistungen in den Zielgruppen. Ein Blick auf die Marktanteile verrät, daß alle virtuellen Unternehmen gleiche Marktanteile haben, da in der Ausgangssituation eine identische Situation geschafft wird.

Beschaffungs- und Provisionsberichte

Ein Blick auf die Beschaffungs- und Provisionsberichte verrät Ihnen einerseits von welchem Lieferanten/Leistungsträger Sie ihre Leistungen und auch Ihre Extras (Zusatzleistungen) bezogen haben und zeigt Ihnen außerdem den bei den jeweiligen Lieferanten erzielten Umsatz an. Andererseits entnehmen Sie aus den Provisionsberichten die für die Vermittlung der Leistungen und Extras erhaltenen Provisionssätze in % und in Euro.
Auf die Gesamtprovisionen kommt es dabei besonders an, denn davon müssen Sie sozusagen "leben", von diesen Gesamtprovisionen müssen Sie alle anfallenden Kosten Ihres virtuellen Unternehmens decken.

Deckungsbeitragsbericht

nach Leistungen
nach Zielgruppen

Wichtige Berichte sind auch die Deckungsbeitragsberichte (DB-Berichte), die einmal die Deckungsbeiträge nach Leistungen und einmal nach Zielgruppen aufschlüsseln.

Die DBs wirken auf den ersten Blick immer sehr abschreckend, zumal es auch etwas mit Kosten zu tun hat und kompliziert aussieht. Dabei sind diese Berichte jedoch so gehalten, daß sie Ihnen auf einfache Weise zeigen welche Leistungen und welche Zielgruppen für Ihr Unternehmen profitabel sind und wo es sich lohnt weiter zu investieren oder Einsparungen vorzunehmen.

Der DB I, also die erste Stufe des Deckungsbeitragsberichtes, zeigt Ihnen genau wieviel Geld Ihrem Unternehmen nach Abzug der vermittelten Leistungen verblieben ist, denn jede Leistung die Sie verkaufen, vermitteln Sie ja nur im Auftrag des Leistungsträgers. Daher gehören die erzielten Umsätze der Leistungen nicht Ihnen, sondern dem Leistungsträger. Weil Sie diese Arbeit für ihn übernehmen, gibt er Ihnen eine Provision "zurück" was im DB-Bericht als + Gesamtprovisionen Leistungen bzw. Extras dargestellt ist.

Aber nicht alle Extras, die Sie an die Kunden verkaufen sind verprovisioniert. Der DB II stellt den Verdienst Ihres Unternehmens dar, wenn sie diese nicht verprovisionierten Extras (variable Produktkosten) - sofern welche den Leistungen zugeordnet waren - von Ihrem bis dahin erzielten Verdienst abziehen. Da Sie diese Extras schließlich selbst kaufen müssen, um sie gegebenenfalls an den Kunden zu verkaufen oder gar zu verschenken (Werbevorteil), handelt es sich um keine provisionsbringenden Extras. Man nennt sie deswegen auch variable Produktkosten, weil diese Kosten nur anfallen, wenn auch eine Leistung, der ein solches Extras zugeordnet wurden, verkauft wurde. Somit steigt dieser Kostenblock mit der Zahl der verkauften Leistungen. Werfen Sie hier noch einen Blick auf den Posten Personalsonderkosten. Das sind alles Kosten, die angefallen sind, wenn es Ihr Personal in der normalen Arbeitszeit (auch inkl. Überstunden) nicht geschafft hat, seine eigentliche Arbeit zu verrichten. Dann müssen Externe, sozusagen Freiberufler, zur Hilfe herangezogen werden.

Der DB III gibt Ihnen den Verdienst jeder einzelnen Leistung oder Zielgruppe nach Abzug der auf diesen Posten anfallenden Werbekosten an. Der DB III zeigt Ihnen somit ganz genau welche Leistung oder welche Zielgruppe profitabel ist bzw. zeigt Ihnen unter anderem auch wo vielleicht anteilig zuviel ausgegeben wurde, so daß Sie aus dieser Information Sparpotentiale entnehmen können.

Der DB IV kann nicht mehr auf einzelne Leistungen oder Zielgruppen aufgeschlüsselt werden, da Personalkosten als sogenannte Gemeinkosten bezeichnet werden. Der DB IV zeigt den Gesamtunternehmensgewinn nach Abzug der Personalkosten von der Summe aller DB III Posten.

Der DB V stellt Ihren Unternehmensgewinn vor Steuern dar, nachdem nun noch die klassischen Gemein- bzw. Fixkosten wie Miete, Wasser, Strom usw. abgezogen wurden. Nur wer beim DB V im Plus ist muß auch Steuern zahlen wodurch sich der DB VI (Unternehmensgewinn nach Steuern) ergibt.

Ein Blick auf das Gesamtergebnis II zeigt Ihnen dann den aktuellen Kontostand Ihres Unternehmens an und ist sozusagen der kumulierte Wert Ihrer gesamten Periodenergebnisse (DB VI).

Personalbericht

Der Blick in den Personalbericht ist jedesmal von großer Bedeutung, da der Erfolg Ihres Unternehmens von der Qualität und Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter abhängt.
Hier sehen Sie Ihre Angestellten und auch in welchem Unternehmensbereich sie tätig sind. Darüber hinaus können Sie entnehmen über welche Ausbildung und welche Qualität die Arbeitnehmer verfügen. Die Motivation ist ebenfalls ein sehr wichtiger Faktor, weil Sie hier erkennen können, wie die Zufriedenheit und die Laune der einzelnen Mitarbeiter ist. Die Auslastung zeigt Ihnen wieviel Prozent der normalen Arbeitszeit der Mitarbeiter tatsächlich verbraucht hat. Werte über 100% zeigen, daß die Person Überstunden gemacht hat. Die Zahl der Überstunden finden Sie ebenfalls genauer dahinter dargestellt.

Sehr wichtig ist noch die Spalte der Bemerkungen, die Ihnen Informationen über den Charakter sowie die persönlichen Ansichten des Arbeitnehmers gibt. Außerdem sehen Sie hier spezielle Forderungen an Sie als Unternehmer aber Sie können auch beobachten wie die Angestellten untereinander agieren. Überbewerten Sie einzelne - auf den ersten Blick vielleicht heftig erscheinende - Bemerkungen nicht gleich, sondern beachten und bewerten Sie die Bemerkungen stets im Zeitverlauf.

restliche Bericht

Die nachfolgenden Berichte sind für die erste Spielrunde nicht unbedingt so wichtig. Sie sind Hilfsberichte die Ihnen weitere, detailliertere Informationen über den aktuellen Stand des Unternehmens geben.

Tip: Zum Spielen der 1. Periode können Sie daher  - um es sich einfacher zu machen - problem- und konsequenzlos auf folgende Berichte verzichten:

- Marktübersichtsbericht
- Werbungsbericht
- Kapitalbindungsbericht
- Plan-Ist-Vergleichsbericht
- Sonderkostenbericht
- Kennzahlenbericht.

Der Marktübersichtsbericht stellt alle Unternehmen vergleichend nach Absatz, Nachfrage und Marktanteil gegenüber. Da aber in der ersten Runde alle Firmen identisch sind, brauchen Sie diesem Bericht jetzt keine große Aufmerksamkeit widmen.
Der Werbungsbericht zeigt Ihnen in welchen Medien in der Vorperiode für welche Leistung geworben wurde und was für Kosten angefallen sind.
Der Kapitalbindungsbericht ist ein Finanzbericht über kalkulatorische Kosten, der am Anfang nicht wichtig ist.
Der Plan-Ist-Vergleichsbericht ist ebenfalls nicht von Relevanz in der ersten Periode.
Der Sonderkostenbericht könnte Ihnen am Anfang noch einen Blick Wert sein, denn hier können Sie schnell ersehen in welchen Personalbereichen Freiberufler benötigt wurden, weil Ihre Mitarbeiter überlastet waren. Werden die Sonderkosten für Personal zu hoch, sollten Sie über Einstellungen nachdenken.
Den Abschluß aller Berichte bildet der Kennzahlenbericht, der Ihnen Daten über Ihr Unternehmen liefert. Dieser Bericht ist gerade am Anfang oftmals schwer zu verstehen, da hier auch Begrifflichkeiten verwendet werden, die einem erst im Verlauf des Spieles geläufig und verständlich werden Daher sollten Sie sich mit diesem Bericht erst etwas später im Spiel näher befassen, wenn sich Ihr Unternehmen weiter entwickelt hat.

Reisebeschreibungen Falls ein Lieferant/Leistungsträgerneue neue Leistungen anbietet, die Sie vermitteln können, werden Ihnen gegebenenfalls Informationen zu diesen Leistungen mitgeliefert. Hier finden Sie spezifische Details über die Leistungen und auf welche Zielgruppen die Leistungen hauptsächlich ausgerichtet sind. Ebenfalls finden Sie hier Daten darüber welche Extras den Leistungen zugeordnet werden können und dürfen.
Preise der Lieferanten/Leistungsträger
sowie Finanzdaten
In jeder Periode erhalten Sie Informationen darüber, welcher Lieferant/Leistungsträger Ihnen welche Leistungen anbietet, so daß Sie sich entscheiden können von wem Sie Ihre Leistungen beziehen wollen. Außerdem erfahren Sie hier, zu welchen Konditionen (Preis, Provision und Superprovision) die Leistungsträger die Leistungen offerieren und welche weiteren Vorzüge sie bei einer festen Lieferantenbindung erhalten.

Weiterhin werden Ihnen hier aktuelle Finanzdaten z.B. Ihrer Bank gegeben, die Ihnen mitteilt wie hoch die Kreditlinien sowie die Zinsen sind.

Aktuelle Perioden-Informationen (Szenariodaten) Um die aktuelle Wirtschaftslage besser einschätzen zu können, erhalten Sie zusätzlich Informationen zur wirtschafts-politischen Lage, allgemeine volkswirtschaftliche Daten sowie Angaben über die derzeitige Arbeitsmarkt- und Kapitalmarktsituation.

Tip: Lesen Sie diese Berichte genau und lesen Sie durchaus auch zwischen den Zeilen!

Zielsetzungsphase

Auswertung aller Informationen

Analysen

Gruppendiskussionen

Besprechungen

Nehmen Sie sich vor allem in der ersten Periode viel Zeit und werten zuerst die oben beschriebenen Informationen aus. Machen Sie dies beim erstenmal bewußt sorgfältig, Sie werden sehen, wie leicht Sie sich bereits in der 2. Periode tun. Besprechen Sie alles im Team zusammen, schauen Sie einmal alle Berichte gemeinsam durch. Besonders am Anfang ist es sinnvoll sich im Team Gedanken über die aktuelle Lage zu machen und den einen oder anderen Aspekt gemeinsam zu erörtern. Legen Sie sich Handbücher parat, so daß Sie immer schnell nachblättern können, sollte Ihnen ein Begriff oder ein Bericht unklar sein.

Tip: Später dann, ab der 2. oder 3. Periode, sollten Sie darüber nachdenken Ihr virtuelles Unternehmen in Zuständigkeitsbereiche aufzuteilen. Sie werden feststellen, daß sie so wesentlich schneller und effizienter arbeiten und entscheiden können, wenn jedes Teammitglied einen eigenen Verantwortungsbereich übernimmt, und sie zum Schluß nur noch die Schnittstellen gemeinsam abstimmen müssen.

Entscheidungsphase

Entscheidungen treffen für das nächste Quartal Nach Auswerten aller Informationen kommt nun die Entscheidungsphase. Sie müssen jetzt das erstemal das Unternehmen führen von der 1. in die 2. Periode.

Treffen Sie also Ihre Entscheidungen für die nächste Spielperiode unter Berücksichtigung der Analyse der Ausgangssituation. Machen Sie sich im Team gemeinsam Gedanken darüber was Sie wollen! Legen Sie eine erste Strategie fest. Sollten Sie Fehlentscheidungen treffen, keine Sorge, Sie können diese auf jeden Fall in der kommenden Periode korrigieren. Es wird in der ersten Runde nichts wirklich dramatisches passieren. Generell agiert in einem Planspiel niemals der Zufall, so daß Sie also nicht ungerechterweise benachteiligt werden können. Eine bedeutende Entscheidung kann hier unter anderem sein, ob Sie sich mit Ihrem Unternehmen an einen Lieferanten/Leistungsträger fest binden wollen, oder ob Sie lieber abwarten um zu sehen wohin sich der Markt entwickelt. 

Hauptentscheidungsformular

Entscheiden Sie sich auf dem Hauptentscheidungsformular also nun dafür welche Leistungen Sie anbieten wollen und welche Leistungen sie gegebenenfalls noch neu in Ihr Programm aufnehmen möchten (sofern von den Lieferanten angeboten). Machen Sie sich Gedanken über eine Leistungs-Zielgruppen-Matrix, also welche Leistung paßt Ihrer Ansicht nach zu welcher Zielgruppe und vor allem wie paßt sie dazu? Welcher Preis ist erzielbar, und welche Zusatzleistungen könnten für die betreffenden Leistung in der jeweiligen Zielgruppe interessant oder gar attraktiv sein? Bedenken Sie das Zusatzleistungen einen attraktivitätssteigernden Wert haben können und daß dieser nicht in jeder Zielgruppe gleich ist.

Denken Sie über die Zielgruppen nach, die es im Planspiel gibt, und vergegenwärtigen Sie sich nochmals deren genauen Charakteristika. Worauf legen die Zielgruppen wert? Wie sind sie gekennzeichnet? Wie sind sie zu erreichen?

Werbeentscheidungsformular

Machen Sie sich dann Gedanken darüber mit welchen Werbemittel Sie die Zielgruppen optimal erreichen können, um die Streuverluste möglichst gering zu halten. Es macht keinen Sinn bei Glatzköpfigen für Haarshampoo zu werben oder bei Familien mit Singlereisen, in beiden Fällen schmeißen Sie Ihr Werbegeld faktisch zum Fenster raus. Wenn Sie sich entschieden haben welche Medien Sie benützen wollen, denken Sie kurz darüber nach welche Leistungen Sie in den Medien bewerben wollen, dies kann unter Umständen ebenfalls von der Zielgruppe oder aber der Saison abhängig sein
Zum Schluß setzen Sie ein Werbebudget fest, einen festen Betrag den Sie in diesem Quartal für Ihre Werbung ausgeben wollen. Wie Sie ein Werbebudget ermitteln können Sie den Beispielen im Handbuch entnehmen.

Personalentscheidungsformular

Zuletzt treffen Sie Ihre Personalentscheidungen. Setzen Sie ganz allgemein fest, ob Sie in Ihrem Unternehmen Überstunden zulassen oder nicht. Wenn Sie Überstunden genehmigen müssen Sie entscheiden ob die Überstunden 1:1 in Freizeit vergütet werden oder finanziell. Aber bedenken Sie, daß bei einer Freizeitvergütung, die angefallenen Überstunden sofort im Folgequartal abgebaut werden - automatisch! Wer rund 180 Überstunden im Quartal ansammelt, fehlt im Folgequartal rund einen Monat!
Vergessen Sie nicht Bewerbungsanzeigen zu schalten, wenn Sie sicher gehen wollen, daß Sie auch in der Folgeperiode über Bewerbungen verfügen, denn trotz hoher Arbeitslosigkeit werden Sie auf Grund Ihrer kleinen Unternehmensgröße nur wenig Blindbewerbungen erhalten. Zum Schluß können Sie, wenn Sie das wollen, die Gehälter Ihrer Angestellten verändern. Entscheiden Sie außerdem darüber welcher Angestellte eine Schulung erhält, in den Urlaub geschickt oder gegebenenfalls gekündigt wird. Beantragt ein Mitarbeiter einen Urlaub (siehe Personalbericht -> Bemerklungen) sollten Sie ihm diesen auch gewähren - aber Sie müssen nicht. Sie können umgekehrt auch Personal in Urlaub schicken, selbst wenn dieser keinen Urlaub zu diesem Zeitpunkt beantragt hat.

Ausfüllen der Entscheidungsformulare Zuletzt übertragen Sie dann Ihre getroffenen Entscheidungen in die Entscheidungsformulare des vorliegenden BERYLLA CLIENT und schicken diese dann spätestens zum jeweiligen Abgabetermin an die E-Mail-Adresse, welche Ihnen zum Anfang jeder Spielperiode in den Spielunterlagen bekannt gegeben wird.

Fertig

 
Warten auf die Ergebnisse Nun haben Sie die 1. Periode geschafft und können auf die Ergebnisse Ihrer ersten unternehmerischen Entscheidungen warten.

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